みなさん、こんにちは！
未来建設・コーチ 村岡 誉久吏（つくり）です。
仕事をしていると、自分でも気づかないうちに疲れがたまっていたり、何かわからない不安が湧きあがってきたり、自分がなんだか情けなく思えることもあります。
毎日やることがなんだか上手く進まない、やろうとすると頼まれごとがやってきて、優先順位が崩れたり、日々のやることを頭の中だけで考え、記憶しているが多くなると、疲れもとれず、疲れすぎて、何かわからないけど不安を感じるという状況になってしまうこともあります。
さらに、年度末の時期になると、さらに忙しさは増して、自分を休める時間がとりずらくなってしまいます。
今回は、忙しい時でも自分のペースを保つ、自分のやることを慌てずに進めて行く方法をお伝えします。
【コーチング手帳・ルーティン】ルーティンとは
ルーティンとは、「決まった手順」「お決まりの所作」「日課」などの意味の英語で、「ルーティンワーク」は、業務上、毎回決まって行う作業を指します。
日々のことだと、歯磨き、お風呂に入る、洗濯をする、食事を作る、食器を洗うといったことも、ルーティンなのですが、生活をする上で、欠かせない必要なことと思っているので、ルーティンととらえている人は少ない。
ルーティンというと、仕事のことや子どもの学校行事といった、日常の生活とは違うことと思っているかもしれません。
ですが、ルーティンを考えるうえで、外してはいけないことは日々の暮らしの中で、当たり前にやっていることこそ、時間を多く使っているので、日々当たり前にやっていることの時間を把握することが、スケジュールを組むためには知っておくといいことといえます。
そして、ルーティンには、いくつかの種類があります。
- 毎日やること
- 毎週やること
- 週に何回かやること
- 毎月やること
- 数か月に一度やること
- 一年に一度やること
- 一年に数度やること
と、いうようにやる時期が決まっていることもあれば、毎日欠かさずにやることもあるのです。
このルーティンを把握しておけば、前もって準備をすることもできますし、旅行や趣味に充てるスケジュールも計画も立てやすくなります。
【コーチング手帳・ルーティン】ルーティンリストを作る
自分のルーティンがわかっていないと、締め切り前や期日直前に慌てて、作業に取り掛かることになります。
また、やることはわかっていても、明日やればいい、今日もできなかったからまた明日、来週でいいと、どんどんと後回しにしてしまうことも増えていきます。
たとえ、やることはわかっていても、頭の中でばかり考えてしまっていると、毎日やることなのか、いつまでにやることなのかが、混在してしまうため、飛び入りで入ってくる上司などからの頼まれたことを優先してしまい、本来やっておくことが、どんどん後回しになってしまうことにも繋がります。
それでは、いつまで経っても、やることは終わらず、いろいろなことが後回しになり、やりたいことがあるのに、時間がないという言い訳をしてばかりになってしまいます。
そこで、自分だけのルーティンリストを作っておくといいのです。
わたしも、以前は忙しすぎて頭の中にインプットしたことを頼りに仕事をしていました。
自分を過信していたなと今では思いますが、覚えていられると思っているので、書き出さなくても大丈夫、これをやったら、次はこれをやって・・・、あっ、さっき頼まれたことを先にやってもこれはできるな、なんて、なんでも頭の中だけで考え、組みなおし、組立て仕事をしていたんです。
ところがあるとき、この状況って、いつも頭はフル回転、仕事をしていてもほかのことを考えているので、効率はすごく悪かったこと、自分で自分を疲れさせていたことに気づいたときに、何か方法はないかとコーチングで、いまの状況を整理していきました。
【コーチング手帳・ルーティン】コーチングでルーティンを整理する
いつまで経っても、やることは減らず、やることが終わっても、またすぐ翌月にやることに取り掛かる、毎日やることも終わっていなくても、期日が迫ってくることもあります。
その状況を改善するために、仕事のルーティンの回し方をコーチングで見つけることにしました。
その時にコーチに出された提案は、毎日、毎週、毎月、一年という期間で、やることが決まっているルーティンを書き出すこと。
実際にやってみると、思いつくだけでも、びっくりするぐらいの量と内容です。さらに細分化していくと、時間がない、いつも何かに追われている気分になることに納得ができました。
コーチングでは、リストを書き出す以外に、忙しい時の自分の感じている感情や、状況をどのように捉えているのか、本当はどのような暮らし方や、仕事の仕方をしたいのかということも、掘り下げて見つけていきます。
たとえ、ルーティンリストを書きだしたとしても、書いただけでは何も変わりません。
変わるのは、やることのリズムがわかるだけです。
ですが、スケジュールのブッキング、自分への負荷を見通して、仕事も遊びも、やりたいことも叶えていくために、ルーティンリストを作ることは、毎日、毎週、毎月、一年でやることがはっきりするので、書き出したルーティングリストのやる日、やる時期を手帳に書き込んでおくことで、他の月にやることを覚えていなくても、手帳が教えてくれるので、忙しい時期も、手帳を見れば書いてあるので、前もって必要な準備をする時間を、スケジュールしておけばいいんで、慌てて何かをやることも減ります。
まずは、思いつくだけでいいので、
- 毎日やること
- 毎週やること
- 週に何回かやること
- 毎月やること
- 数か月に一度やること
- 一年に一度やること
- 一年に数度やること
を、やる時期、今後も継続的にやっていくことなのか、すでに完了していることや、新たに加わることを書き出してみてはいかがでしょうか。
【コーチング手帳・ルーティン】ルーティンを整理する最適な時期とルーティンリストの作り方
ルーティンリストを書き出す時期は、会社ならば決算月のとき、起業をされている人なども、決算や何かの節目と決めている時期に一気に思い出せるだけ書き出すといいでしょう。
例えば、3月が決算や節目の月にあたる人は、4月からの新年度の始まりに合わせて、毎月やること、毎日やること、毎年やることを少しずつ書き出しておくようにしましょう。
時間があれば、記憶をさかのぼって一年のルーティンを書き出してみておくのもおすすめです。
そして、新期一年をかけて、あらかじめ書き出したやることと、実際の仕事でやっていることを照らし合わせて、追記や削除をしていけば、手帳には、やることが決まっている時期や締切日、その前に必要な作業を、いつまでにやるかを書き込むことができます。
ルーティンは、冒頭でもお伝えしたように、仕事に限らず、家族の行事や自分の日々やっていることも書き出して、スケジュールに入れていきます。
そうすれば、スケジュールのブッキングや時間がなくて、やりたいことができないということも減ります。
それに、急な頼まれごとが発生しても、断るという選択もできるし、断らなくても取り掛かれる日にちや、完了できる期日を伝えることで、信頼度もアップするでしょう。
急に一年分をすべて書き出すことが難しいという人は、まずはざっくり書き出しておいて、追記したり、削除したりしていきながら、少し気の長い話ですが、一年をかけて作っていくという方法もあるので、いきなり全てをこなそうとせずに、毎日、毎週、毎月を自分と対話をしながら進めていくのもおすすめです。
【コーチング手帳・ルーティン】ルーティンを整理すれば解決できる
時間がない、忙しいという言い訳をして、いろいろなことを後回しし続けないために、ルーティンリストを作っておくと、毎日の自分の暮らし方や、改善点、暮らし方や思考のクセということも見えてきます。
頭の中でばかり考えて、やることを組み立てていると、毎日やることと思っていたことが、ルーティンリストを作ってみると、実は週一回でよかった、毎月で良かったという、やる時期も確認できます。
手帳にスケジュールがないと不安を感じる人も、このように自分のルーティンを書き出して、手帳に書き込んでいくと、カレンダーの空白を埋めるどころか、スケジュール調整をする方が多くなってしまうかもしれませんね。
ただし、初めてルーティンリストを作るときの注意として、いきなり手帳に書き込んでしまうと、整理ができなくなってしまいます。
そのため、まずは別のノートや紙に書きだし、毎日、毎週、毎月、一年とルーティンをやる時期に分類をして、決めてから書き込んでいきます。
それまでは、まずは書き出すことが先決です。
書き出したら、締切ややる日を決めて、スケジュールに書き込んでおくことで、手帳を見れば自分のやること、いつまでにやればいいのかがわかりますから、頭の中であれもこれもと考えなくてもいいし、記憶しておく必要がなくなります。
すると、頭の中にも気持ちにも余裕ができるので、作業に集中できるようになります。
わたしは、手帳に書き写したら処分できるように、印刷などで失敗した裏紙を使って書きだしていっています。
やりたいことリスト、ワクワクリストも、同じように思い浮かんだら、まずは書き出していく方法をおススメします。
コメント